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Texte libre

          

  
« En conjuguant nos talents,
  
nous gagnerons demain !! » 

 
Les 8 bonnes habitudes de COVEY 
1- Soyez proactif plutôt que réactif !
2- Sachez où vous allez. 
3- Donnez la priorité aux priorités ! 
4- Pensez gagnant-gagnant. 
5- Cherchez à comprendre plutôt qu’à être compris. 
6- Développez la synergie. 
7- Cultivez et aiguisez en permanence ces facultés ! 
8- Trouvez votre voie et aidez les autres à trouver la leur. 
   

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L'esprit "réseau rando" : un bon moyen pour se connaitre, réfléchir, partager...

Al Gore
envoyé par Joffre66

Soyons sérieux, mais ne nous prenons pas au sérieux !  

 
Recommandation de Marthe ROBIN :
"Soyez saints, allez vers les autres, mais ne quittez jamais la prière, quel que soit votre travail."
Trouble est vain
Peur est vaine
Tout passe
Dieu ne change point
La Patience 
Tout Obtient
Qui a Dieu
Rien le lui manque
Dieu seul suffit !
Sainte Thérèse d'Avila
30 octobre 2009 5 30 /10 /octobre /2009 16:46

Et bien c'est formidable, maintenant les employeurs veulent la définition d'un ERP. N'étant pas informaticienne, mais uniquement comptable de formation, voici un retour à la définition de WIKIPEDIA.

Au moins plus de contestation sur les termes utilisés.

Un Progiciel de gestion intégré (PGI) (en anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est, selon le grand dictionnaire terminologique, un « logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable,financière, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique. »


Extrait de : http://fr.wikipedia.org/wiki/Progiciel_de_gestion_int%C3%A9gr%C3%A9

Pour moi, un ERP, c'est mon outil de travail comptable, je ne sais pas comment faire de la compta sans !!

----------

Et c'est la même chose pour un CRM, retour à la définition :

CRM - Gestion de la Relation Client - Customer Relationship Management
Concept préconisant la centralisation au sein d'une base de données de toutes les interactions entre une entreprise et ses clients, afin de mettre en commun et maximiser la connaissance d'un client donné.

Extrait de :
http://www.dicodunet.com/definitions/e-commerce/gestion-de-la-relation-client.htm

Un CRM me permet de faire ma prospection et gestion commerciale. Par ce que EXCEL c'est bien à très petite échelle, mais après... dur dur !!!

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5 juin 2008 4 05 /06 /juin /2008 11:01
Ma formation de départ me pousse naturellement vers un grand intérêt vers la comptabilité analytique.

Elle permet de faire une analyse financière par secteur, de mieux détailler la comptabilité général

Prenez vos charges de fournitures, quel pourcentage concerne le service technique, le service administratif, le service commercial ?

Avec une analyse des dépenses vous pouvez voir vos charges par services. Biensur, vous devez  détailler les factures, c'est plus long comptablement ! Mais ensuite, pour l'analyse des comptes c'est beaucoup plus rapide et plus pratique !!!!

Mais les nouveaux logiciels permettent un paramétrage aisé et d'une grande souplesse. Si l'entreprise a une organisation rigoureuse, c'est un jeu d'enfant.

Pas besoin de travailler dans une multinationale, l'analytique peut aussi exister dans une TPE.


L'analytique pour le poste commercial permet de faire une analyse :
-par zone de prospection,
-par commercial
-par catégorie de produits

Vous vendez des produits et des services annexes à ces produits, votre comptabilité analytique vous permettra de voir, en un clic, les produits qui ont l'impact le plus grand dans votre trésorerie...

L'organisation de votre comptabilité analytique sera, en plus, à l'image de l'organisation interne de votre entreprise. Je ne connais pas un dirigeant qui n'y trouva pas son compte.

(a développer)
 L'analytique - pour le service commercial - pour la gestion financière - pour la gestion du personnel....etc
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3 juin 2008 2 03 /06 /juin /2008 20:34
Avec les nouvelles technologies, l'informatique est un outil très important pour une assistante de gestion.

Les logiciels sont nombreux et de plus en plus complets :
- facturation
- comptabilité général
- gestion commerciale
- secrétariat
Ils sont souvent interdépendant les uns des autres.


Mais maintenant de nouveaux outils sont a prendre en compte en fonctions de votre entreprise.

Les Blogs sont très utiles et vous pourrez avoir à réaliser leurs mise à jour régulièrement.

La vidéo
et la photo peut vous être demandée pour l'illustrer. C'est un bon moyen pour présenter, commercialement, votre stand, lors d'un salon, de faire connaitre ce salon et d'y inviter vos clients... Mais vous pouvez aussi mettre en avant vos produits...les services que vous proposer....

Et le progrès ne cesse d'évoluer, nous devons donc toujours être ouvert aux nouveaux outils, dans la mesure où ceux-ci peuvent valoriser notre activité et notre entreprise !!



Retour vers :
Ma vision d'une assistante de Gestion

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2 juin 2008 1 02 /06 /juin /2008 20:28

Pour finir KAWA, je résume le travail de secrétariat pour une assistante de gestion.


Le travail de secrétariat est principalement là pour seconder la direction.

Suivi de l'agenda, élaboration des contrats commerciaux, standard, secrétariat classique du courrier...


Organisation de séminaire : c'est une des parties que je préfère, mais c'est loin d'être la plus reposante.
Déterminer le lieu du séminaire avec la direction, les personnes conviées à ce séminaire, sa thématique, les intervenants prévus...
Ensuite vous devez aimer le téléphone, rédiger des courriers en fonction des décisions prises...
Il faux aussi être des familiers d'excel, car  c'est l'un des outils majeurs pour assurer un suivi de qualité

Le séminaire peut aussi être un complément du travail commercial.


Assurer le suivi, avec les techniciens des fournisseurs, de la maintenance du matériel de l'entreprise, c'est aussi la suite de la comptabilité fournisseur. Le contrat de maintenance de la chaudière, de l'imprimante, du photocopieur.

Vous devez suivre les contrats et contrôler la visite des techniciens pour le bon fonctionnement du matériel. Lors de panne, vous devez être en mesure de contacter le service technique en cas d'urgence pour réduire au maximum le temps de préjudice pour le travail du personnel


Logistique :
1-Coordination des réunions de la direction... L'entreprise peut avoir à assurer des réunions internes ponctuelles, c'est beaucoup plus léger à organiser, mais nécessite de prendre en compte l'emploi du temps du personnel
2-Commande de fournitures administratives et la gestion de leurs stocks. Vous êtes alors directement donneur d'ordre pour la commande et le déclanchement de la facture fournisseur.



Un outil très utile et que je devrais consulter plus souvent : le correcteur d'orthographe 
http://bonpatron.com/


 

Tableau de synthèse : http://allobroges.site.voila.fr/page3.html

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2 juin 2008 1 02 /06 /juin /2008 10:22

Bon, cette fois KAWA, je commence la partie commerciale du travail d'assistante de gestion.

Mais je reprendrai l'approche comptable plus tard car je trouve ma présentation trop courte.

Les articles précédent seront surement retravaillés et les sites internets, ou Blog en lien avec le contenu, rajoutés... j'aimerais aussi aborder les reporting et la comptabilité analytique. A titre personnel, je ne peux pas concevoir la comptabilité générale sans la
comptabilité analytique.


D'ailleur la comptabilité analytique est un outil très utile pour faciliter une bonne démarche commerciale.

Alors, vous la concevez comment, vous, la fonction commerciale ?

Pour moi, c'est la vision terrain de la comptabilité, l'action, mais cette action commence d'abord par une réflexion. Quels sont mes cibles ? Comment atteindre le maximum de monde en un minimum de fatigue ?

Contrairement à la comptabilité ou j'ai commencé par une formation théorique avant la pratique, mon approche du travail d'un commercial est d'abord une approche terrain et ensuite une approche théorique.

Alors, l'étude de marché et nécessiare pour vérifier si le secteur ciblé est le bon. Pour moi, un commercial doit être à l'écoute des hommes, voir l'évolution du monde, des mentalités et ajuster son discours aux besoins de nos contemporains, mais aussi à leurs peurs et craintes.

Ensuite, les prospections commences, la réalisation de mailing modérés et bien ciblés est à faire, un phoning pour cerner les besoins et les réactions face aux produits et services proposés, et bien entendu l'accroche pour obtenir un entretien.

Pour ma part, je préfère qu'un commercial face l'approche 100% terrain et lui apporter un complément administratif quotidien et un soutien ponctuel lors de salon.

L'approche salon est très utile car elle permet de prendre contact physiquement avec les prospects et les clients. Je ne conçois pas une bonne relation commercial sans une rencontre. Le téléphone est insuffisant pour bien cerner la personnalité de son interlocuteur, quand à écrit il est tout aussi incomplet pour une bonne connaissance des clients au début.

Ensuite, une fois que le lien commercial existe, que les bons de commandes arrivent, le travail rebascule vers la
comptabilité client pour la réalisation des factures et le suivi financier.



Vous me direz, il y a le e-commerce où les clients commande de façon impersonnel et en masse !!

Mais au démarrage, il y a forcement un premier échange physique pour que ce site de e-commerce corresponde aux attentes de vos clients. Le
e-commerce n'est qu'un outil commercial pour accéler les ventes, mais il ne peux supprimer la fonction commerciale. D'ailleur, pour que le site soit connu, référencé, vous devez au départ avoir de bons contacts commeciaux, une bonne image commercial... 

Bon, je m'arrête là c'est loin d'être détaillé, mais c'est un début. Le métier de commerciale nécessite aussi la pratique des langues étrangères (minimum l'anglais), mais aussi le calcul des marges commerciales, des seuils critiques....une ouverture vers les marchés et technologies de remplacement.

Bref, l'approche commerciale demande une bonne ouverture d'esprit, un esprit de synthèse, de l'organisation, un moral d'acier, une bonne culture général,
une bonne présentation, un bon relationnel et surtout une bonne capacité d'écoute...donc beaucoup de qualité.

Pour moi, le défaux à ne pas avoir, pour des échanges commerciaux durable, c'est le bagou, ou alors il faut vendre des breloques !!!


 

Tableau de synthèse : http://allobroges.site.voila.fr/page3.html

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1 juin 2008 7 01 /06 /juin /2008 18:59

Et oui KAWA, poursuite et fin de la vision comptable du poste d'assistante de gestion.

Un jour arrive ou il faut cloturer les comptes pour la fin de l'exercice comptable. Aïh !!! c'est loin d'être le moment le plus reposant. Pour me faciliter la tâche, je suis une fan des situations mensuelles de préférences, sinon trimestrielle au minimum. C'est plus facile pour résoudre les anomalies et difficultées rentrées. Elles sont toujours en mémoires et interlocuteurs sont plus réceptifs et surtout c'est le meilleurs moyen pour ne pas être submergée en fin d'année.



Alors vous avez à voir :

- vos "486-charges constatées d'avances" et vos charges à payer avec vos "408-factures non parvenues" chez vos
"401-Fournisseurs", mais aussi "481-charges à répartir sur plusieurs exercices"

- vos "487-produits constatées d'avances" et vos produits à recevoir avec vos "418-factures à établir" chez vos
"411-Clients", mais aussi les "491-provisions pour dépréciation des comptes clients"

- vos inventaires de 3-stock

- 28-l'amortissement de vos 2-immobilisations

- épurer vos 471-compte d'attente.

- vos autres charges à recevoir ou charges à payer (personnel, impôts...)
 
- faire vos intercos et retrocessions si votre entreprises à des charges communes avec plusieurs sites et filiales....

Bon c'est loin d'être terminé, mais je suis à court de temps pour poursuivre, alors pour le moment c'est un résumé très résumé de la réalisation d'un bilan.

Tableau de synthèse : http://allobroges.site.voila.fr/page3.html

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1 juin 2008 7 01 /06 /juin /2008 15:31

Toujours pour poursuivre avec KAWA, la présentation du poste d'assistante de gestion, je vais parler de la comptabilisation des documents en lien avec le personnel.

Ce sera une présentation très sommaire comme le reste, si le temps me le permet je détaillerai plus tard :

Alors comme de bien entendu vous avez aussi en charge des documents administratif d'embauches d'un salarié avant de vous lancer dans la comptabilisation classique (DUE, contrat de travail, visite médical...)

Afin de lutter contre les discriminations, le Réseau Gésat, premier réseau national de travail protégé, est bon a connaître lorsque vous voulez recruter.

Ensuite biensur l'élaboration des fiches de paie, des charges sociales et patronales, la DADS...les notes de frais.



L'idéal est d'être en bon terme avec l'ensemble du personnel, d'être systématiquement entrain de vérifier les variations de taux, réformes fiscales et sociales. Pour ma part, le Lefebvre et la Revue Fiduciaire sont mes grands amis...et mon préféré c'est l'expert comptable !!!

Cette fonction permets aussi de répertorier les services ou entreprises pouvant faciliter la vie du personnel. Une personne déchargée au maximum des soucis matériels et personnels est plus en mesure d'effectuer un travail de qualité...
FACILE A DIRE, MAIS MOINS FACILE A FAIRE !!!



Entreprises utiles pour faciliter la vie du personnel :

-Crèches d'entreprises : EVANCIA -
PEOPLE & BABY ainsi les mères de famille sont déchargées du souci de la garde de leurs enfants

-Concierge corporatif ou concierge privée : WINTIME SERVICES : fournir les tâches matériel du quotidien des salariés


-Chèque Domicile Universel, filiale du Groupe Chèque Déjeuner (partenaire de ANDCP-Association Nationale des Directeurs et Cadres de la fonction Personnel) 





Tableau de synthèse : http://allobroges.site.voila.fr/page3.html

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30 mai 2008 5 30 /05 /mai /2008 13:58

Cette fois ci KAWA, je vais tenter de parler de la comptabilisation de la trésorerie dans le poste d'assistante de gestion.

Comme je l'ai déjà développé avec la comptabilité client et fournisseurs, il est aussi indispensable d'assurer le suivi de la trésorerie.

Pour ma part, j'aime bien avoir un échéancier mensuel des prévisions financières. Avec la comptabilité client et fournisseur, nous avons un apperçu des prévision des entrées et des sorties d'argent dans les mois à venir.

Il faut complèter ces informations par les documents bancaires, les traites et la caisse obtenues quotidiennement.

Les relevés bancaires permettent ensuite de faire un état de rapprochement et de vérifier la conformité de notre ou nos comptes bancaires avec la situation remise par la banque.

Ensuite c'est une analyse de la situation financière.

En très très bref, c'est ça !

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29 mai 2008 4 29 /05 /mai /2008 20:37

Alors, c'est reparti !
Suite de la description des tâches à effectuer par une assistante de gestion.

Maintenant KAWA je vais essayer de développer la comptabilité clients.

Après avoir investi, il va faloir faire entré un peu d'argent !!
Et nous voila tourné du poste 401-Fournisseurs vers le poste 411-Clients.

Qui dit clients, dit commerciaux et un travail administratif et comptable avec eux.

Suivant la taille des entreprises, j'ai eu a faire un travail :
- avec des assistantes commerciales
=>qui clarifient les documents des commerciaux pour la facturation
- sans assistantes commerciales 
=>et assuré le travail préparatoire à la facturation

Une bonne relation avec le service commercial est préférable, même si notre vision de l'entreprise est très différente... Nous sommes complémentaires !

Alors, il faut récupérer les Bons de Commandes réalisée par les Commerciaux.

- Si l'entreprise commercialise des marchandises, nous devons aussi vérifier si la machandise a bien été envoyée au client et joindre la facture à l'envoi.
Un contrôle de la conformité des informations des commerciaux et de la facturé réalisé est préférable, si le temps nous le permet, mais c'est matériellement parfois impossible !

- Si l'entreprise réalise des services, nous devons vérifier la réalisation de ceux-ci. Voir si des maintenances et des abonnements sont prévus, leurs durées, s'ils sont à termes échus ou à échoirs...

Ensuite, nous passons à la facturation. Pour ma part, j'aime bien commencer par les factures périodiques et ensuite attaquer les factures ponctuelles qui nécessitent plus de contrôls.

Les factures émises, il faut ensuite les basculer sur la comptabilité client.
Ensuite, vient la saisie des règlements clients en fonction des modes de paiement pré négocié (ainsi que de l'échéance de règlement).

Le lettrage des comptes clients est à faire, le respect de l'échéancier est à vérifier pour ensuite faire des relances écrites. Biensûr, suivies quelques jours plus tard de relances téléphoniques.

Il peut aussi y avoir à faire des reporting ou un suivi de la comptabilité analytique...

Pour les clients difficiles et mauvais payeurs, nous pouvez passer par le biais de la COFACE et d'assurances crédits qui vous évitent les impayés et disposent de services juridiques très pointus et efficaces.

Bon, pour ce soir, je m'arrête là, mais il y aurait encore beaucoup de choses encore à dire sur la comptabilité clients. J'essayerai de détailler une autre fois... 

Site utile : http://www.efl.fr/efl/si/info/frm_indices.htm

La prochaine fois, je poursuis le détail de la fonction d'une assistante de gestion.
@+

Tableau de synthèse : http://allobroges.site.voila.fr/page3.html

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28 mai 2008 3 28 /05 /mai /2008 20:54

Bien, pour poursuivre la demande de KAWAje commence par l'approche du travail comptable dans la fonction d'Assistante de Gestion.

La bonne gestion d'une entreprise demande une bonne execution de sa comptabilité journalière.

Vous voullez que votre entreprise tourne ?

1 - Avez vous un suivi rigoureux de vos achats, un bon contact et relationnel avec les responsables des achats ? Avez vous bien négocié les échéances de règlement des fournisseurs ?

Pour bien assurer la comptabilité fournisseur, c'est la première chose, car les services sont interdépendant les uns des autres. C'est aussi primordial pour pouvoir valider les factures fournisseurs et faire un comparatif avec les BONS DE LIVRAISON.

La facture peut ensuite être codifiée, comptabilisée. Le mode de règlement et son échéance sont alors à basculé dans l'échéancier, pour mieux suivre votre trésorerie...
Préparer les règlements et les envoyer selon le mode choisit avec le fournisseur. Les règlements fournisseurs sont ensuite à comptabiliser à leurs tours.

Ensuite les comptes fournisseurs sont à édider et pointer...
Lettrage des comptes fournisseurs...
Faire un suivi également des anomalies sur les factures fournisseurs avec demande d'avoir, réajustement des mentions légales sur les factures incomplètes ou éronées...

Editer l'échéancier du mois

Pensez aussi à vous mettre à jour des évolutions fiscals et comptables en lien avec les prestations sur nos factures.

Site utile : http://www.efl.fr/efl/si/info/frm_indices.htm

Bon c'est un peu simplifié mais c'est pour donner un apperçu de la partie comptabilité fournisseur

La suite sera un autre jour !!!

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