Assistante de gestion... secrétariat

02.06.2008

Pour finir KAWA, je résume le travail de secrétariat pour une assistante de gestion.

Le travail de secrétariat est principalement là pour seconder la direction.

Suivi de l'agenda, élaboration des contrats commerciaux, standard, secrétariat classique du courrier...

Organisation de séminaire : c'est une des parties que je préfère, mais c'est loin d'être la plus reposante.
Déterminer le lieu du séminaire avec la direction, les personnes conviées à ce séminaire, sa thématique, les intervenants prévus...
Ensuite vous devez aimer le téléphone, rédiger des courriers en fonction des décisions prises...
Il faux aussi être des familiers d'excel, car c'est l'un des outils majeurs pour assurer un suivi de qualité

Le séminaire peut aussi être un complément du travail commercial.

Assurer le suivi, avec les techniciens des fournisseurs, de la maintenance du matériel de l'entreprise, c'est aussi la suite de la comptabilité fournisseur. Le contrat de maintenance de la chaudière, de l'imprimante, du photocopieur.

Vous devez suivre les contrats et contrôler la visite des techniciens pour le bon fonctionnement du matériel. Lors de panne, vous devez être en mesure de contacter le service technique en cas d'urgence pour réduire au maximum le temps de préjudice pour le travail du personnel

Logistique :
1-Coordination des réunions de la direction... L'entreprise peut avoir à assurer des réunions internes ponctuelles, c'est beaucoup plus léger à organiser, mais nécessite de prendre en compte l'emploi du temps du personnel
2-Commande de fournitures administratives et la gestion de leurs stocks. Vous êtes alors directement donneur d'ordre pour la commande et le déclanchement de la facture fournisseur.

Un outil très utile et que je devrais consulter plus souvent : le correcteur d'orthographe
http://bonpatron.com/

Tableau de synthèse : http://allobroges.site.voila.fr/page3.html

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